Underhållsskuld är kostnaden för underhållsarbete som redan borde ha gjorts men som fortfarande ligger kvar i planen. Ju längre du skjuter upp nödvändiga åtgärder, desto större blir skulden. Ofta blir också slutnotan dyrare när arbetet väl måste göras.
Vad räknas som underhållsskuld?
En åtgärd räknas in i underhållsskulden när den är försenad eller har en status som visar att arbetet är eftersatt:
Försenad: åtgärdsåret har passerat och åtgärden är varken genomförd eller återrapporterad.
Akut: åtgärden behöver prioriteras omedelbart.
Eftersatt: arbetet borde ha hanterats tidigare.
I KPI-vyn delas skulden ofta upp i två delar:
Försenad: kostnaden för åtgärder vars år har passerat.
Akut och eftersatt status: kostnaden för åtgärder med status Akut eller Eftersatt.
Vad räknas inte som skuld?
Åtgärder som är genomförda och återrapporterade. De försvinner ur skulden.
Åtgärder som ligger i tid och har vanlig planerad status. De är planerad kostnad, inte skuld.
Ej återrapporterad, alltså åtgärder där året har passerat utan att någon faktisk kostnad har registrerats. Det är en egen uppföljningsregel. Den ligger nära underhållsskulden men är inte samma sak som KPI:n Underhållsskuld.
Tumregel: skuld är arbete som redan är gjort, eller borde ha varit det, men som fortfarande ligger kvar i planen.
Var hittar du underhållsskuld?
Analys → Åtgärdskostnader: i KPI-kortet Underhållsskuld får du en överblick över den totala skulden och hur den fördelas.
Analys → Tidsplan: den röda kolumnen Skuld visar skulden per rad, år och gruppering.
Plan → Analys → Åtgärdskostnader: här finns samma KPI-kort för en enskild plan. Använd det när du följer upp en specifik underhållsplan.
Åtgärdslistor: med snabbfiltret Underhållsskuld hittar du åtgärderna som skulden består av.
Projekt → Att göra: här visas en att göra-rad om åtgärder som bygger skuld, så att du kan ta tag i det eftersatta arbetet.
Rapporter → Tidsplaner: välj alternativet Visa underhållsskuld om skulden ska följa med i exporterade tidsplaner.
Budget: KPI:n för tilldelad underhållsskuld visar hur mycket av skulden som får plats i budgeten.
Du kan också lägga till åtgärdskostnadskort med grupperingen Underhållsskuld på Hem via layoutorganizeraren.
Så ser du skulden
KPI:n på Åtgärdskostnader
Gå till Analys → Åtgärdskostnader.
Välj Underhållsskuld i KPI-kortets väljare.
Något av korten visar ofta Underhållsskuld som standard.
Växla mellan Totalt och Per år:
Totalt: den totala skulden fördelad på Försenad och Akut och eftersatt status.
Per år: skulden fördelad över åren. Äldre år kan samlas under “Före …”.
Försenad visas i rött och gäller år som redan har passerat. Akut och eftersatt status visas i orange och är skuld som beror på åtgärdernas status.
Kolumnen Skuld i Tidsplan
Gå till Analys → Tidsplan.
Öppna inställningarna för visa/dölj och kontrollera att Visa underhållsskuld är påslaget.
Inställningen är påslagen som standard.Läs av kolumnen Skuld. Den är markerad i rött och visar hur stor skulden är och hur stor andel den utgör.
Klicka på en skuldcell för att se fler detaljer om just den delen av datan.
Skuldbeloppen kan visas tillsammans med den planerade kostnaden i tidsplanens celler. En röd markering betyder att det finns skuld i perioden.
Filtret i åtgärdslistan
Öppna en åtgärdslista, till exempel Planerade åtgärder, projektåtgärder eller budgetåtgärder.
Aktivera snabbfiltret Underhållsskuld.
Gå igenom listan och återrapportera, boka om eller prioritera åtgärderna i budget eller projekt.
Vill du bara se åtgärder vars år har passerat filtrerar du på Sena åtgärder i stället.
Att göra i projekt
Under Att göra i projektöversikten visas raden “Åtgärder bygger underhållsskuld” när åtgärder är sena eller har status Akut eller Eftersatt. Varje år som åtgärderna skjuts upp försämras ofta skicket ytterligare, och slutkostnaden växer.
Så minskar du underhållsskulden
Hitta skulden med KPI:n, Tidsplan eller filtret Underhållsskuld.
Prioritera. Börja med Akut och fortsätt sedan med Försenad och Eftersatt.
Återrapportera arbete som redan är genomfört. Annars bokar du om åtgärden till ett realistiskt år och ser till att den blir finansierad.
Kontrollera i Analys att skulden minskar.
Utgå från situationen:
Arbetet är redan gjort: återrapportera åtgärden som genomförd.
Året har passerat men arbetet återstår: flytta åtgärden till innevarande eller kommande år och se till att den faktiskt får plats.
Status är Akut eller Eftersatt: prioritera åtgärden i projekt eller budget.
Det finns många små skuldrader: använd filtret Underhållsskuld och gå igenom dem systematiskt.
Om du bara flyttar året utan att åtgärden finansieras eller genomförs minskar inte skulden. Den skjuts bara framåt i tiden.
Månadsvis uppföljning
Gå till Analys → Åtgärdskostnader och läs av KPI:n Underhållsskuld i läget Totalt.
Växla till Per år för att se om skulden växer bakåt i tiden.
Gå till Analys → Tidsplan och granska kolumnen Skuld.
Filtrera åtgärdslistan på Underhållsskuld och ta itu med de största och mest akuta raderna.
Arbetar du med åtgärdspaket följer du upp under Att göra i projekten.
Relaterade begrepp
Planerad kostnad: framtida underhåll som fortfarande ligger i tid.
Sena åtgärder: åtgärder vars år har passerat. De utgör en viktig del av skulden.
Ej återrapporterad: året har passerat utan att någon faktisk kostnad har registrerats. Det handlar om bristande uppföljning och har en egen att göra-rad.
Budgeterad skuld: den del av skulden som har fått plats i en budget.
Vanliga frågor
Är underhållsskuld samma sak som total underhållskostnad?
Nej. I den totala kostnaden ingår även framtida planerat underhåll som ligger i tid. Skulden är bara den del som redan är sen eller eftersatt.
Varför syns ingen skuldkolumn i tidsplanen?
Kontrollera att Visa underhållsskuld är aktiverat under visa/dölj i tidsplanen.
Kan jag dölja skulden i rapporter?
Ja. Inställningen Visa underhållsskuld finns bland rapportens tidsplansinställningar.
Minskar skulden automatiskt när året är slut?
Nej, den växer. Om arbetet inte genomförs eller bokas om fortsätter de försenade åtgärderna att bygga skuld.
Vad är skillnaden mellan filtren Underhållsskuld och Sena åtgärder?
Sena åtgärder visar åtgärder vars år har passerat. Underhållsskuld visar alla åtgärder som bygger skuld i planeringen. Använd båda när du går igenom eftersatt arbete.
Hur hänger skulden ihop med budgeten?
I budgeten ser du hur stor del av underhållsskulden som har tilldelats medel. Skulden består av försenade, eftersatta och akuta åtgärder som behöver prioriteras inom kostnadsramen.
Måste vi ha komponenter och statusbesiktning för att se skulden?
Nej. Skulden beräknas utifrån de planerade åtgärdernas år och status. En bra inventering och besiktning gör det däremot lättare att upptäcka eftersatt arbete i tid.